Les données personnelles recueillies dans le cadre du service Ubib font l’objet d’un traitement mis en œuvre par les services communs de documentation (SCD) des universités membres du réseau Ubib (convention de partenariat Ubib réf. 2022-048), sous leur responsabilité conjointe (accord de co-traitance de données à caractère personnel 2025-720), afin d’offrir un service de question-réponse en ligne par chat et mail, de générer et analyser des statistiques d'usage du service et procéder à des analyses de corpus à des fins d’amélioration du service.

Sa base légale repose sur la mission d’intérêt public exercée par les Services communs de documentation (SCD) en vertu de l’article D714-29 du Code de l’éducation (RGPD, art. 6.1.e).

Quelles sont les données collectées ?

• Nom, prénom, courriel des utilisateurs et des répondants, ainsi que le contenu des échanges questions/réponses.
• Pour les questions par mail :  niveau d'étude ou statut des utilisateurs (personnel, enseignant...), campus, discipline et/ou bibliothèque fréquentée.
• Pour les questions par chat : adresse IP et url de la dernière page consultée.

Catégories de destinataires des données

Dans la limite de leurs besoins respectifs, selon leurs habilitations et besoin à en connaître, sont destinataires de tout ou partie des données :

• les personnels habilités des bibliothèques participant à Ubib,
• le sous-traitant, Springshare, fournisseur de l’outil Libanswers, et ses sous-traitants ultérieurs.

Durée de conservation des données

Les données traitées seront conservées sur la plateforme Libanswers :

• Pour le contenu des échanges : trois ans après la clôture d’un ticket ;
• Pour les données personnelles :
  • des usagers : un an après la clôture d’un ticket ;
  • des répondants : à la fin de la mission exercée dans le cadre du service.

Transferts de données vers un pays tiers à l’Union européenne ou vers une organisation internationale

Dans le cadre du traitement, des transferts de données sont susceptibles d’être opérés vers les Etats-Unis, pays couvert par la décision d’adéquation de la Commission européenne en date du 10 juillet 2023. Le traitement des données est effectué, conformément à l'article 28 du RGPD, sous certification du fournisseur en vertu du Data Privacy Framework (DPF) Program

Prise de décision automatisée

Ce traitement de données personnelles ne donne pas lieu à une décision entièrement automatisée.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Conformément aux dispositions du Règlement n°2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données, vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier ou exercer votre droit à la limitation du traitement ou votre droit d’opposition dans les limites fixées à son article 21.

Délégué à la Protection des Données

Les questions et demandes d’exercice de droits peuvent être adressées (en fournissant dans ce cas une preuve d’identité) aux Délégués à la protection des données personnelles des Universités partie de la convention de partenariat Ubib par voie électronique à cette adresse : ubib@ubib.libanswers.com.

Droit d’introduire une réclamation (plainte) auprès de la CNIL

Si vous n’obtenez pas de réponses à vos requêtes dans un délai maximal d’un mois vous pouvez porter une réclamation auprès de la CNIL (RGPD, art. 13) à l’adresse suivante :

CNIL - Service des plaintes

3 Place de Fontenoy - TSA 80715

75334 Paris Cedex 07

Tél : 01 53 73 22 22